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jueves, 28 de mayo de 2020

Procura 079 Debida Diligencia (Due Deligency)



Preámbulo
De los varios procesos operativos establecidos en la normaNTP-ISO 37001:2017 Sistema de Gestión Antisoborno, en este artículo tratarésobre la Debida Diligencia porque en mi opinión es el que se puede ejecutarde manera continua y más efectiva con los procesos y actividades habituales deProcura (ya sea de manera directa o subcontratada).
Para resaltar por qué continuar con el conocimiento y aplicaciónde esta norma por parte del personal de Procura, basta con reconocer lavigencia del primer párrafo de la introducción de la norma, que establece las consecuenciasdel soborno:
“…obstaculiza eldesarrollo y distorsiona la competencia. … Aumenta el costo de hacer negocios, introduce incertidumbre en lastransacciones comerciales, aumenta el costo de los bienes y servicios,disminuye la calidad de los productos y servicios, … disminuye la confianza enlas instituciones e interfiere en el correcto y eficiente funcionamiento de losmercados”.


Introducción
Porconsenso general, el soborno, los conflictos de interés y la corrupcióncorporativas no son temas extra?os o ajenos a Procura (ver Procura 031) ni a Ventas (entre otrasáreas sensibles o expuestas al fraude corporativo), por lo que la identificación,el control y la mitigación de éstas es un objetivo que ha sidoabordado por varias organizaciones como (entre otras):
a.
ISO (ISO 37001Antisoborno e ISO 19600 o 37301 Compliance - Directrices).
b.
ACFE (Associationof Certified Fraud Examiners), que emite el Report to the Nations, y dictacursos para certificación en Auditoría Forense y Experto Antifraude.
c.
BASC (Business Alliance for Secure Commerce, con la NormaV05-2017), y
d.
TransparenciaInternacional (barómetro de la corrupción).

En mayor o menor grado (pues no son un requerimiento previo exigible), los procesos operativos de la norma de gestión antisoborno también sirven de soporte a otras especificaciones para reforzar el éxito de su alcance, como ISO 26000 Responsabilidad Social, ISO 20400 Adquisiciones Sostenibles, ISO 22301 Continuidad del Negocio, ISO 28001 Seguridad de la Cadena de Suministros y UNE 15896 Gestión de Compras de Valor A?adido.


Norma NTP-ISO 37001:2017 y Procura
La norma es específica para la gestión del soborno, y en ella seresumen las buenas prácticas y los requerimientos aplicables a cualquierOrganización expuesta, y aunque no garantiza que el soborno no ocurra, lespermite establecer medidas y tomar acciones razonables para detectar, preveniry enfrentarlo.

Lasventajas de implementar un sistema de gestión antisoborno son ante todoprácticas y reputacionales:
a.
Prevenir la utilización de laorganización para encubrir actividades ilícitas.
b.
Prevenir procesos penalescontra la Organización y/o sus directivos y empleados.
c.
Proteger el patrimonio y elvalor de la Organización.
d.
Prevenir incumplimientos legales.
e.
Prevenir el incumplimiento deexigencias regulatorias.
f.
Prevenir da?os a la imagen yreputación de la organización y sus marcas.
g.
Institucionalizar los valoresy principios de la Organización, y mantener la credibilidad del entorno (internoy externo).
h.
Estandarizar pautas, métodos yprocedimientos administrativos y operativos, que permitan reducir los riesgosy manejar los impactos



Ya sea que se esté o no interesados en implementar ycertificarse con esta norma, es prudente o conveniente que la Organización se ordeney acondicione de acuerdo a sus instrucciones y requerimientos. Por esta razónes que en Procura 073 adelantélos principales riesgos de soborno en Procura que deben ser tomados encuenta, como parte de los requerimientos que la norma exige realizar (Cláusula4.5 Evaluación del riesgo), entre los que están:


Riesgos
Actividad de Procura
1.
Faltade Procedimientos y Manuales para adquisiciones.
·  ElUsuario y/o Procura dirigen intencionalmente las adquisiciones a cambio desobornos.
Compras
Contratos
Tráfico y Logística
2.
Mantener Proveedoresno desarrollados por la Organización y/o seleccionar proveedores sin la debidadiligencia.
·   Selección de Proveedores conantecedentes por lavado de activos y otros delitos.
·   Mantener empresas que no cumplencon los requisitos comerciales, administrativos o legales.
·   Mantener empresas que hayancausado perjuicios a la organización o que registren antecedentes de malasprácticas.
·   Usuariosy/o Compradores pueden obtener sobornos.

Compras
Contratos
Activación
Gestión de Proveedores
3.
Personal no calificadopara gestión de adquisiciones (convocar, evaluar, negociar, reclamar,valorizar, etc.)
·   La gerencia/jefatura del Usuarioy/o Procura, abusa de la mala preparación del personal para dirigirintencionalmente las adquisiciones a cambio de sobornos.
·   Procura no realiza la debidadiligencia para convocar, evaluar, negociar, reclamar y/o valorizar,a cambio del pago de un soborno


Compras
Contratos
Activación
Tráfico y Logística
4.
Escases de materiales
·   Usuariosy/o Procura innecesariamente solicitanmateriales para favorecer al Proveedor con el aumento de precios, acambio de sobornos

Gestión de Materiales
Compras
5.
Malas políticas de reaprovisionamiento
·   Procuraabusa de los vacíos del procedimiento para adquirir materialesinnecesariamente, a cambio de sobornos

Gestión de Materiales
Control de Inventarios
6.
Requisición de Materiales mal preparada
·   El Usuario establece relacionesde interés con los proveedores y prepara Requisiciones dirigidas a cambio deun soborno
·   Procura no realiza la debidadiligencia para aprobar el requerimiento a cambio del pago de unsoborno

Gestión de Adquisiciones
7.
Especificaciones Técnicasde la Organización mal preparadas
·  ElUsuario establece relaciones de interés con los proveedores y preparaespecificaciones dirigidas a cambio del pago de un soborno

Gestión de Adquisiciones
8.
Convocatoriasdeficientes
·   Procura intencionalmente hace unaconvocatoria deficiente para que cotice mejor el Proveedor de su preferencia,a cambio de sobornos.
·   Incluir empresas que no cumplencon los requisitos, o que hayan causado perjuicios a la organización o queregistren antecedentes por lavado de activos y otros delitos, a cambio desobornos.

Compras
Contratos
9.
Sobornos y conflictos deinterés del personal de Compras
·   Procura abusa de los vacíos delos procedimientos para obtener sobornos.
·   Procura califica las propuestassin la debida diligencia y asigna la OC y/o Contrato a cambio desobornos

Compras
Contratos
Activación
10.
Incumplimientode los tiempos de entrega, las especificaciones de calidad y/olas garantías establecidas.
·  ElUsuario y/o Procura se aprovechan de los incumplimientos del Proveedor(entregas extemporáneas, calidad indebida, etc.) para levantar laspenalidades, moras y multas a cambio de sobornos

Compras
Contratos
Activación
Tráfico y Logística
11.
Falta de indicadores de gestión (KPI)
·  ElUsuario y/o Procura abusan de los vacíos de gestión para malversar
Compras
Contratos
Activación
12.
Malasprácticas de aseguramiento de la calidad del Proveedor.
·  ElUsuario y/o Procura abusan de los vacíos para malversar y/o pedir/aceptarsobornos, por falta de instrucciones técnicas claras que especifiquen ‘entregables’,pruebas y ensayos, embalajes, o haciendo objeciones indebidas en las liberacionespre-embarque.
Compras
Contratos
QA/QC delProveedor
Tráficoy Logística
13.
Almacenes sin recursos suficientes o malseleccionados.
·  Procuraabusa de los recursos disponibles para obtener sobornos
de los transportistas y/o proveedores, poniendo trabas u obstáculos en ladescarga, observaciones indebidas en la recepción de carga o de losdocumentos, o dilatando indebidamente las descargas.

 Almacenes
14.
Validaciónde Pagos.
·   El Usuario y/o Compras abusan delos vacíos para malversar y/o pedir/aceptar sobornos, poniendo observacionesindebidamente a un estado de pago bien sustentado, o aprobando un estado depago mal preparado a cambio de sobornos.
·   El Usuario y/o Compras rechazanlas facturas o Estados de Pago, para pedir/aceptar sobornos, rechazando indebidamentela recepción de facturas por temas internos de la Organización.

Compras
Contratos
15.
Malas prácticasde almacenamiento.
·  Procuraabusa de los vacíos para malversar, provocando el deterioro de materiales (acambio de un soborno) para que la Organización emita un nuevo pedido.

Almacenes
16.
Instruccionesdeficientes para pagos, y devolución de pólizas de seguros y garantíascomerciales.
·  Contabilidady/o Procura abusan de las malas instrucciones de pago para obtener sobornos, comoal postergar innecesariamente los pagos para que el Proveedor ofrezca unsoborno.

Compras
Contratos
Activación


Es evidente que los riesgos de soborno en Procura varíanen frecuencia, impacto y severidad entre una y otra organización, dependiendodel tipo de organización (según sea privada, pública o sin fines delucro), del tama?o (peque?as, medianas o grandes), del entorno enque trabaja (local, nacional o internacional), del sector en que sedesarrolla (construcción, minería, energía, manufactura, servicios, etc.), asícomo de la naturaleza y complejidad de sus operaciones, y de la culturaorganizacional de cada una.
Entrelos pasos y procesos que la norma exige y recomienda para la implementación delsistema antisoborno, tenemos (de manera resumida):
4.
Contextode la organización.
Comprensiónde la organización, de las necesidades y expectativas de las partesinteresadas, determinación del alcance del sistema de gestión y la evaluaciónde los riesgos.
5.
Liderazgo
Establecimientodel compromiso de la alta dirección, la política antisoborno y los roles.
6.
Planificación
Planificaciónde las acciones y los objetivos.
7.
Apoyo.
Proporcionarlos recursos, establecer las competencias y facilitar la toma de concienciadel personal, y determinar y controlar las comunicaciones
8.
Operación
Planificación y control operacional, incluir la debidadiligencia, implementar controles financieros y no financieros,implementar controles antisoborno de los socios de negocios y organizacionescontroladas, implementar procedimientos para regalos, donaciones y beneficiossimilares, permitir la denuncia anónima, y establecer procedimientos para lainvestigación y tratamiento del soborno.
9.
Evaluacióndel desempe?o.
Determinarel alcance y los métodos del seguimiento, organizar auditorías, la evaluaciónde resultados por la dirección y la función de cumplimiento.
10.
Mejora.
Reaccionarante No Conformidades y tomar acciones correctivas, mejorar continuamente laeficacia del sistema.



Debida Diligencia
De manera general y resumida, la debida diligencia es el proceso(un conjunto planificado y organizado de actividades) mediante el cual seinvestiga a una persona o empresa (buscando referencias,antecedentes y riesgos, y/o validando la información y los documentos recibidos),antes de firmar un contrato o acuerdo (laboral, comercial, económico,societario u operativo).
Desde el enfoque de ISO 37001, la debida diligencia esdefinida como “proceso para evaluar con mayordetalle la naturaleza y alcance del riesgo de soborno y para ayudar alas organizaciones a tomar decisiones en relación con operaciones,proyectos, actividades, socios de negocios y personal específicos”.




A nivel corporativo, la debida diligencia antisoborno debe serutilizada por Recursos Humanos (para verificar que efectivamente serevisen las referencias y calificaciones del personal a contratar, o que elpersonal propio no reciba sobornos por nuevas contrataciones), Comercialo Ventas (para investigar las referencias de los clientes y que no esténinvolucrados en actividades de lavado de dinero, extorsión o financiamiento delterrorismo, que pueden derivar en sobornos, etc.), Contabilidad, Tesoreríay Finanzas (para investigar que no existan sobornos por pagos o cobranzaindebidas de facturas, o por el financiamiento de ventas o compras, etc.), Operaciones,Producción, Ingeniería o Servicios (para verificar la posibleaceptación de servicios no recibidos, o que no se acepte elsobredimensionamiento a lo sobrevaloración del contratista, o que el personalpropio no subdimensione el servicio entregado a cambio de soborno, etc.) o Legal(para evitar la aprobación de contratos con requisitos legales incompletos ocon vicios ocultos, a cambio de sobornos, etc.), y en general por cada área enla que se pueda identificar un riesgo de soborno, de conflicto de intereses o dealgún tipo de fraude que se genere por un soborno
En cuanto al proceso de Procura, de acuerdo al tipo y el sectoren que se desarrolle la Organización, la debida diligencia es una herramientade evaluación más profunda de riesgos de soborno identificados como algomás que bajos, y a la vez, sirve como un control específico en ladetección y prevención del soborno.
Para Procura, usualmente la principal aplicación es laevaluación de Proveedores y Contratistas (socios de negocios) y de otras PartesInteresadas que podrían estar comprometidas o vinculadas. Para conseguir esto,Procura establece un procedimiento que incluye fuentes de consulta yformatos de control, que documentan y dan trazabilidad al proceso realizado:      
i.
Formatosde registro
Electrónicos o impresos, a ser llenados por el Proveedor.
ii.
Formatosde visita
Electrónicos o impresos, a ser llenados por personal de laOrganización.
iii.
Documentosde respaldo enviados por el Proveedor
según se establezca: registro SUNAT, licencias de funcionamiento,autorizaciones y permisos especiales (de ministerios o entidades públicas), estadosfinancieros auditados, relación de subproveedores y subcontratistas, certificacionesde gestión, certificaciones profesionales (ASME, BASC, API, etc.)
iv.
Informede Centrales de Riesgo
Información financiera (Equifax, Sentinel, Infocorp, etc.)
v.
Referenciasde internet
Información Pública General
SUNAT               Número RUC, fecha deregistro, omisiones tributarias
SUNARP             Propiedades inmobiliarias,empresas relacionadas, poderes de abogados, búsqueda de vehículos.
OSCE                  Personas naturales connegocios con el gobierno, proveedores sancionados con inhabilitación decontratar con el estado.
Información Judicial
Poder Judicial     Antecedentes judiciales,antecedentes familiares, antecedentes penales, procesos laborales.
Información de Medios
Google Advanced  Búsqueda de noticias, artículos y otrosmedios relacionados con las personas, sus empresas y otras conexiones.
Linkedin                Búsqueda de perfiles profesionales,estudios académicos, experiencia profesional.
World Compliance  Búsqueda de noticias, artículos y otrosmedios relacionados con las personas




Observaciones yComentarios
1.
Parala emisión formal de la Norma Técnica Peruana NTP-ISO 37001:2017 Sistemas deGestión Antisoborno, participaron entidades como la Cámara de Comercio deLima (CCL), la Cámara de Comercio Americana del Perú (AmCham), CONFIEP, laContraloría General de la República, INACAL, la Sociedad Nacional deIndustrias (SNI), y la Universidad de Lima.
2.
Los tipos de fraudes y el ?rbol del Fraude de ACFE (mostradosen Procura 073) no son materia de la norma (esta es específica sobresoborno), pero sirven de referencia para identificar los riesgos de soborno yusar sus referencias en la concientización del personal.
3.
La Debida Diligencia no es un proceso operativo establecidosólo para ISO 37001 y que funciona de manera independiente de otros procesosy herramientas del sistema.
Para profundizar el tematambién se debe revisar
·       ISO 20400 Sustainable Procurement – Guidance (cláusulas4.5 Administración de Riesgos, Anexo A – Tabla A.1),
·       ISO 26000 Responsabilidad Social (cláusulas 4.7 Comprenderla Complicidad, 5.2.3 Esfera de Influencia de la Organización, 6.2Gobernanza, 6.3 Derechos Humanos, 6.4 Prácticas Laborales, 7.3 Comprender laResponsabilidad Social,
·       ISO 19601:2017 Compliance Penal (ver las cláusulas 7.3.2Debida Diligencia con los miembros de la Organización, y 8.2 DiligenciaDebida, y el Anexo B).
4.
Aunque este artículo lo hecentrado en la parte correspondiente a las regulaciones de la norma ISO,existen regulaciones legales que toda Organización debe incluir en su sistemade gestión antisoborno (como la Ley N° 30424, el D.L. 1352, yel D.L. 1385).    




Referencias
Ahora existe mucha información y referencias de consulta, peroles recomiendo revisar:
1.
Observatorio de Responsabilidad Social Corporativa
Elena Salgado

¿De qué hablamos cuando decimos debida diligencia?
2.
Superintendencia de Banca y Seguros
Guía para la aplicación de la debida diligencia en el conocimiento delcliente con un enfoque basado en riesgos 
3.
ISOTools
¿Cómo gestionar la debida diligencia?
4.
Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo
Procedimiento de Gestión Anti-Soborno 37001 
5.
CONFIEP
Guía para el Sector Empresarial – Empresas y Derechos humanos
6.
Perú LNG
Cumplimiento – Política de Prevención de la Corrupción
7.
Credicorp
Cumplimiento y ?tica – Programa Anticorrupción
8.
Unión Europea – Mercado Interior
Explicación de la debida diligencia
9.
OSCE
Manual del Sistema de Gestión Antisoborno
10.
Veolia
Código de Conducta Anticorrupción
11.
Roche
Código de Conducta
12.
Gold Fields
Política Antisoborno y Anticorrupción
13.
Associationof Certified Fraud Examiners (ACFE)
Report to the Nations 2020
14.
BDO Global
El Mapa del Fraude Corporativo en América Latina 2019


Invito a comentar y compartir opiniones, experienciaso anécdotas a los amigos y colegas de Procura,como Marisa Paz y Michel Acuyde Ausenco, Patrick Tweddle, Martín Carhuattocto, César Castillo,Elisa Caballero, Diana Monteza y Eduardo Arenas de Fluor,Nazia Gutiérrez y Luis Segundo de Chinalco, Julio Vilca de Milpo, Alfonso Uriarte deBechtel, Eduardo Velásquez de Wood, MiguelAguirre de Nexa, Jorge Oyague G. de Lumina, Manuel Zelada de Grupo Romero, Javier Rojas de Pluspetrol, Jorge Martinez y Roberto Deza de Antamina, Alberto Velardey Xenia P. Rodríguez de Cerro Verde, Milton García C. de M3Ingeniería, Fabrizzio Gonzalez deLos Portales, Ulises Proa?o de SNC Lavalin, Víctor Huaraz(FAMESA), Yill Portugal de Las Bambas, Julio C. Velásquez de SanMartín CG y Gian Carlo Mondragón de Grupo Gra?a y Montero, así como a AlfonsoPasapera, Victor Alvarado y EnriqueSáenz de ESAN, y a los amigos desistemas de gestión como Verónica Miranda, Liliana Revelo,Rosario Venegas, Fiorella Amorrortu, Mónica Rodríguez, yGabriel Bocanegra T.


¡¡¡Un saludoa Todos!!!
Ing. Juan Valdivia Jáuregui